kintoneを利用して、ペーパーレス化を実現出来ます。ExcelやWordのデータを、これまでのブログで掲載したような活動管理や案件管理に記録することで、データ管理が容易になり、更にこれらのデータをワークフローとして申請業務に利用することも可能です。
kintoneのカスタマイズ機能は豊富な為、自社に合わせたカスタマイズ設計が可能です。
ペーパーレス化、オンライン上でのワークフロー申請
例えば機器貸出のワークフロー業務を、このような流れで行っていませんか？
機器貸出申請フォーマットの印刷 → 申請内容を記入 → 上長へ提出して捺印を依頼 → 管理部署に提出 → 機器貸出。
こうしたフローの場合、申請時に上長や担当者が不在であったり、プリンタが使用できないなどの理由により、申請自体が遅れてしまい、ひとつの申請に何日もかかかることがあります。これでは時間も紙も無駄に使ってしまうどころか、在宅勤務となれば更にハードルが上がります。
ここで使用するのが、kintoneのワークフロー機能です。今回の例の場合、まずは機器貸出アプリを用意し、申請フォームをオンライン化します。その上で、kintone上での申請や確認、承認が可能となるようワークフロー機能を設定します。つまり業務PCや業務携帯さえあれば、ワークフロー業務が完結するのです。流れは、こうなります。
申請フォームの入力 → 申請ボタンをクリック → 承認者が承認ボタンをクリック
これだけで、関係者に申請が回覧されます。上長や担当者は、kintone上で回ってきた申請を用意されたボタンで承認するだけです（もちろん却下も可能です）。
機器貸出申請だけでなく、外出申請や、休暇申請など、様々なワークフロー業務に活用できます。
また、kintoneではレコードをカレンダータイプで表示することも可能な為、社員の休暇申請をこれに利用すると、視覚的にも見やすく管理が出来ます。
通知機能の利用
申請後、次の承認者には通知バッジによるアイコンが表示され、未処理の状態で残ってしまっているレコードをすぐに確認できます。この通知アイコンをクリックすることで、ここから直接申請データを確認することも可能です。
ワークフロー定義（基本設定・条件設定）
ワークフローの定義は、管理部経由の機器貸出申請、経理部経由の経費申請など、自社の現行のフロー定義に沿ったカスタマイズが可能です。また、権限設定を細かく行うことで、閲覧範囲を特定の社員に限定することも出来ます。
更に、フローを通常のA→B→C→D とするだけでなく、条件を入れてA→B もしくは C→D（例：申請の金額が10万円を超える場合は、、、など）とすることも出来ます。
いつでもどこでも申請や承認が可能
業務PCでチェックができなくても、スマホアプリを利用すれば、いつでもどこでも申請データの確認や承認が出来ます。
その他の使用例
kintoneの最大の特徴として挙げられるのは、データベースとしての利用です。アプリ内に関係書類を添付しておくことができるため、申請時にもこの機能を有効活用出来ます。
以上が、ワークフローとしてkintoneを利用するケースの紹介でした。いかがでしたでしょうか？kintoneを1か月無料でお試し利用することができますので、ご興味ございましたら是非ご連絡ください。利用用途のご相談でも構いません。
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